Большинство людей совершеннолетнего возраста являются работниками в той или иной организации. Люди обращаются к начальству с просьбами или пожеланиями через заявления или служебные записки. Опишем процесс составления и передачи документов для руководителя.
Что это такое?
Для начала необходимо разобраться в том, что собой представляет служебная записка. Это документ, который является внутренним или внешним, в зависимости от функций и адресата. Такая служебная записка чаще всего адресована вышестоящему лицу от его подчиненных и является своего рода просьбой, замечанием или предложением.
В зависимости от смысла служебной записки она может быть докладной, объяснительной, пояснительной или аналитической.
В этом документе чаще всего освещаются технические или хозяйственные проблемы, дается описание спорных ситуаций или предоставляется объяснение, которое требует от вас начальство. Главное отличие служебной записки состоит в том, что в ней не только оговаривается суть проблемы, но дано также ее подробное описание, а иногда - пути решения.
Служебная и докладная: сходства и различия
Некоторые работники путают докладную и служебную записки, и это неспроста. Сходство есть, однако имеются и различия. Давайте в этом разберемся. Итак, смысл и той, и другой записки состоит в том, чтобы сообщить начальству о каком-либо сбое в работе. Однако в докладной чаще всего сообщается о проблеме, а в служебной записке есть еще и просьба ее устранить, а иногда указываются и пути решения той или иной проблемы.
Составление служебных записок для начальства
Чаще всего такие документы направляются именно руководству. Это связано с тем, что служебная записка - это документ, в котором сообщаются какие-либо внутренние проблемы. Пример служебной записки нигде не прописан, образца текста нет, поэтому их составляют в произвольной форме. Самое главное - описать суть проблемы и предлагаемые пути ее решения. На что еще следует обратить внимание, так это на то, чтобы ваша служебная записка была зарегистрирована в организации. Таким образом можно точно удостовериться, что она дойдет до начальства.
Однако ситуации бывают разными. Представьте себе, что вы пишете служебную записку не о поломке техники, а, например, о сотруднике вашей компании, который в чем-то провинился. Ситуации бывают разными. Ваша служебная записка может быть просто потеряна. Чтобы такого не случилось, вы можете подстраховаться. Составьте служебную записку в двух экземплярах. Отдайте их на регистрацию секретарю и попросите на вашем экземпляре написать, что записка зарегистрирована по такому-то номеру, такой-то датой и принята к рассмотрению. Таким образом, даже если ваша жалоба не дойдет до начальства по каким-либо причинам, у вас есть подтверждение и ее текст.
Обмен служебными записками между обособленными подразделениями
Иногда служебные записки служат средством общения между обособленными подразделениями одной и той же фирмы. Составление такого документа для другого подразделения ничем не отличается от записки для руководства. Единственное отличие, которое есть, - это то, что необходимо указать сами подразделения, можно также указать и адрес. В этом случае служебная записка все равно является внутренним документом.
Шапку служебной записки надо оформлять по образцу заявления, которое пишется на имя руководителя. Далее пишется сам текст, в котором поясняются все проблемы конкретного подразделения. Желательно описать не только суть проблемы, но и подробно все нюансы. Также можно предложить способы ее решения.
Обязательно должны быть указаны реквизиты документа: дата и номер. Это нужно для того, чтобы он стал официальным.
Служебные записки в другую организацию
Однако иногда бывает, что она выступает в роли внешнего документа. Довольно распространенный случай написания служебной записки - для другой организации. Таким образом компании обмениваются необходимой информацией. Также в этом случае служебная записка является документальным подтверждением претензии или просьбы.
Такие записки оформляются также в произвольном виде. К ним могут прилагаться ксерокопии необходимых документов. Чаще всего такие записки оформляются на имя директора одной фирмы от главы другой. В случае переговоров с контрагентом обязательно надо оформить два экземпляра служебной записки. Второй экземпляр с печатью, подписью и регистрационным номером надо забрать себе и хранить этот документ до тех пор, пока проблема не решится.
В случае написания служебной записки для другой организации вы можете в ответ получить такое же письмо. В этом ничего страшного нет. Возможно, руководство не совсем поняло проблему или просьбу, а может быть, просто решило предложить свой вариант развития дальнейших действий. Такую записку вы должны также зарегистрировать и отреагировать на нее или действием, или ответом на просьбу. Поэтому общение организаций через служебные записки может продолжаться довольно долго.
Как правильно оформить служебную записку
Начинается документ с наименования организации и данных человека, которому она предназначается, далее указываются собственные данные. Слова Служебная записка пишутся посередине. Далее с красной строки начинается текст. Как было указано ранее, он пишется в произвольной форме. В конце указывается дата и ставится подпись с расшифровкой.
Если текст служебной записки большой, его разделяют на несколько абзацев. В первом из них идет описание проблемы. Во втором излагается сама просьба. В случае если просьба коллективная, в третьем абзаце можно указать отдел и фамилии тех работников, которые ее написали. В этом случае подпись на служебной записке ставится начальником отдела. Отдельно можно приложить листок с подписью всех работников.
Служебная записка пишется на листе формата А4, как и любое заявление. Подпись должна быть собственноручной, а не факсимильной. Также желательно служебную записку оформить со своим порядковым номером и датой ее составления. Ее можно напечатать и на компьютере, но даже в этом случае подпись должна быть личной.
Отправка документа посредством электронной связи
Нередки случаи, когда в организации ведется электронный документооборот, и все просьбы и записки необходимо отправлять именно по Интернету или внутренней сети. В этом случае пугаться не надо, в этом ничего страшного нет. Однако для этого желательно иметь личную электронно-цифровую подпись, чтобы можно было подтвердить свою просьбу.
Или же можно написать служебную записку на листе бумаги, подписать ее и отсканировать. Электронную версию отправляете на необходимый адрес и ждете ответа.
Всегда ли нужно оформлять свое предложение письменно
Зачастую встает вопрос: а можно ли обратиться к руководству предприятия в устной форме? Ответ очень прост: обратиться устно всегда можно, но даст ли это какие-то результаты, неизвестно. Письменное же сообщение всегда является официальным документом, независимо от его содержания и адресата. А вот устное сообщение - это просто слова, на которые может и не быть ответа.
Поэтому можно посоветовать все предложения, объяснения и пояснения для начальства оформлять исключительно на бумаге. Иначе просто можно не получить ответной реакции на свою просьбу или предложение.
Образец служебной записки
Добрый день, подскажите, как правильно написать служебную записку с просьбой в отдел информационных технологий о предоставлении электронных адресов всем сотрудников компании. Подскажите, служебную, как написать, умную, пожалуйста. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет. Обычно любые обращения в иные организации. Персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Напишите, как грамотно составить служебную записку в плане отчетности по заказу хоз, пожалуйста. Подскажите, как правильно составить служебную записку. Суть в том, просит воспользоваться услугами курьера, снятые на скане, что московский орган отказался принимать документы. Желательно регистрировать служебные записки проставлять дату и порядковый номер, чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. В связи с необходимостью сверхурочных работ прошу предоставить мне персональный компьютер для работы дома. Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями коммуникация на горизонтальном уровне, когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа как в деловом письме. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, возможные действия, по мнению автора. Не вижу связи между условиями работы вахтовиков и заработной платой одного мастера иванова. В связи с производственной необходимостью подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014 прошу вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела захоржевской лидии олеговне. Как написать служебную записку, нет компа дома, чтоб предоставили компьютер для работы в нерабочее время например. Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. Как правильно сформулировать мысльзаписке, потому что в свободную вахту они работают в других местах есть риск потерять специалистов, так же на случай болезни и отпуска необходима работа трёх итр, электрик, токарь работают вахтовым методом с 8-00 до 20-00 часов и переход их на 6-дневную рабочую неделю невозможен, в настоящее время часть специалистов рмм мотористы, а, а для работы в таком режиме, двух сменных мастеров вахтовиков и начальника рмм. С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела сихарулидзег. Во второй части последует пример оформления служебной записки. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Суть в том, выставляют нам счета, но суммы фиксированные и мизерные, больше возни с обработкой документов, что некие контрагенты поставляют услуги ежемесячно. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике.
Образец ответ на служебную записку
Докладная записка. Образец докладной записки
Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные - от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения. Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, информирует о невыполнении или ненадлежащем исполнении сотрудником своих трудовых обязанностей и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности. Правила составления и рекомендации по составлению документов. Докладная записка, а также определенные выводы и предложения, это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса. Наименование структурного подразделения для внешней докладной записки, информирует о факте нарушения работником трудовой дисциплины и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности, делаются конкретные выводы докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, наименование организации текст записки - обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, просьбы, во второй излагаются предложения. Докладная записка о прогуле, информирует о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение всего рабочего дня либо значительной его части и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности. Оформление докладной записки внутри организации можно осуществлять на обычном листе бумаги формата а4, направляемой в вышестоящие инстанции - на фирменном бланке организации, внешней. Образцы, шаблоны и бланки документов. Наименование структурного подразделения для внешней докладной записки, делаются конкретные выводы докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, просьбы, во второй излагаются предложения, информирует о факте нарушения работником трудовой дисциплины и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности, наименование организации текст записки - обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация. Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, информирует о невыполнении или ненадлежащем исполнении сотрудником своих трудовых обязанностей и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности. Оформление докладной записки внутри организации можно осуществлять на обычном листе бумаги формата а4, внешней, направляемой в вышестоящие инстанции - на фирменном бланке организации. Докладная записка на сотрудника за оскорбление, информирует об оскорбительном поведении должностного лица на рабочем месте и содержит просьбу о принятии мер по недопущению такого поведения в будущем.
Образец служебной записки о премировании
Образец служебной записки
Рекламация — это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства, и требование возмещения убытков.
Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества товаров, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта.
Необходимым компонентом рекламации являются основания для предъявления претензий, аргументация, доказательства, конкретные требования со стороны, предъявляющей претензию.
К рекламациям часто прилагаются акты обследования, приема товарa.
КОНСАЛТИНГОВАЯ ФИРМА «ПРОМЕТЕЙ» СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Исполнительному директору Н. И. Боровому 14 декабря 2003 г.
Корректировка штатного расписания на 2004 г.'
Согласно Вашим указаниям от 20 октября с. г. мною проведен анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в I—III кв. текущего года (приложение 1 к настоящей «Записке»).
Результаты анализа подтверждают необходимость увеличения штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым.
Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи — в приложении 2.
Расчет-обоснование подготовлен и может быть передан Вам после соответствующего распоряжения.
Старший консультант отдела правового обслуживания
Михайлов Ю. В.
сигнатура (факсимиле)
Заявление — внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство) заявление-жалоба заявление-объяснение (объяснительная) заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).
Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его реквизитов.
Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указывается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:
Главному энергетику обувной фабрики Копия: заместителю директора фабрики по материально-техническому снабжению Пример адресации заявления-просьбы:
Декану гуманитарного факультета Донского государственного технического университета И. И. Михайлову
Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации, посередине листа:
ЖАЛОБА ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Основной текст, как правило, начинается с вводных слов, отражающих сущность содержания документа: Прошу, Обращаюсь с жалобой на. Представляю письменное объяснение. Ставлю Вас в известность. и т. п. Далее излагается сущность вопроса, по которому пишется заявление. Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает заявитель: Прошу дать расчет с 1 марта с. г. Прошу Ваших указаний. Прошу ответить. Прошу принять меры.
Текст размещается по всей ширине листа, на один интервал ниже наименования. После основного текста с красной строки дается указание о наличии приложения (если таковое имеется):
Прошу предоставить мне учебный оплачиваемый отпуск с 10 января 2003 г. по 1 февраля 2003 г. для сдачи экзаменационной сессии в Ростовском государственном техническом университете.
Справку-вызов из университета за № 151 прилагаю. Дата написания размещается интервалом ниже основного текста, в левой части листа. Указывается число, месяц (прописью) и год написания заявления: 29 декабря 2003 г. Подпись содержит полное официальное наименование должности отправителя, его личную роспись (сигнатуру), фамилию и инициалы. Размещается подпись интервалом ниже основного текста, правее даты написания заявления, при этом личная роспись и ее расшифровка выносятся во вторую строку, размещаемую под первой:
Студент вечернего факультета группы ВОП -11-4
____________ _МорозовИ. И.
сигнатура
Заведующая кафедрой русского языка как иностранного
_____________ Иванова Н.Д.
сигнатура
Ниже реквизита подпись рекомендуют оставлять свободное пространство для написания резолюции.
Служебная записка на выдачу работнику трудовой книжки
Трудовая книжка – это официальный документ, который является подтверждением трудовой деятельности человека. Именно в ней содержится вся необходимая информация – сроки и места работы гражданина. Трудовая хранится на предприятии и выдается на руки лишь при увольнении работника. Но иногда у человека возникает необходимость в получении документа раньше. В этом случае ему поможетслужебная записка на выдачу трудовой книжки.
Служебная записка представляет собой документ, который движется внутри предприятия от одного должностного лица к другому, которые не подчиняются друг другу. Служебные записки бывают разной тематики.
Правила ведения и выдачи трудовых
Трудовые книжки выдаются в строго определенном законодательством порядке, который имеет четкую последовательность действий. Данные действия регламентирует документ – Правила ведения и хранения трудовых книжек. В соответствии с ним трудовые книжки выдаются на руки работнику только в том случае, если он увольняется с данного предприятия, причем независимо от причины увольнения.
В последний день работы сотрудника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку, которая является официальным документом. В ней должны быть произведены все записи, которые обязан сделать работодатель. Должна быть подпись работодателя, печать организации, а также подпись самого владельца данного документа.
Если у работника возникает такая ситуация, когда ему требуется трудовая книжка, то он может обратиться с просьбой в отдел кадров. В этом случае кадровый работник должен сделать ее копию, которая заверяется подписью и печатью. Каждая страница копии должна иметь надпись «с оригиналом сверено», а также подпись работодателя или уполномоченного им лица и печать организации. На титульном листе указывается, что это копия.
Недопустимо в трудовых книжках делать ошибки, все исправления в данном случае должны производиться в предусмотренном законодательством порядке, чтобы они были признаны действительными. Исправлять ошибки должны на том предприятии, где они были допущены. Возможен вариант, когда ошибки может исправить работодатель по настоящему месту работы гражданина. В этом случае необходимо получить письменное разрешение работодателя, допустившего эту ошибку.
Заполнение трудовой книжки должно начинаться только после того, как работник оформлен на предприятии на определенную должность. Работник имеет право отказаться работать на предприятии без занесения записи в трудовую книжку, на это ему дается 5 рабочих дней. За это время он должен объективно оценить все «за» и «против» работы на данном предприятии в сложившемся коллективе.
При поступлении на предприятие работника с него может быть взята плата за трудовую книжку, если он устраивается впервые на работу, или же за вкладыш в том случае, если у него в трудовой закончились строки в разделе. Также возможен такой вариант, когда работник пишет заявление, чтобы плата за трудовую книжку или вкладыш была вычтена из будущей заработной платы. Размер платы определяется потраченными на нее средствами.
Трудовая книжка выдается на руки исключительно в случае увольнения работника с предприятия. Все остальное время, пока он работает, она храниться в отделе кадров, где производятся все необходимые и предусмотренные законодательством записи.
Правила составления служебной записки
Служебная записка составляется по отношению к какому-то конкретному лицу, когда для решения некой проблемы требуется привлечение внимания вышестоящего должностного лица.
Служебная записка заполняется в свободной форме, но при этом должны соблюдаться некоторые правила.
Служебная записка должна начинаться с названия документа, то есть «Служебная записка».
Далее указывается должность, фамилия, имя и отчество лица, которому оно направляется. Например, «Заместителю начальника отдела инженерных расчетов ОАО «НКМЗ» Иванову Ивану Ивановичу».
Следующим этапом выступает тема обращения. Например, о выдаче трудовой книжки.
Далее описывается проблема, которая возникла, а также возможные пути разрешения.
Последнее – это указывается дата составления документа, должность, фамилия и инициалы, а также подпись лица, которое обращается с данной просьбой.
Зачастую такие документы оформляются на чистом листе формата А4, но возможны также варианты печатного текста или электронный вид обращения, если такой способ является приемлемым для данного предприятия. На предприятии обязаны вести учет всех документов, в том числе и служебных записок. Но если вопрос, освещенный в записке, может быть решен в устной форме и не требует письменного ответа, то такую записку допустимо не регистрировать.
Главной функцией служебной записки является информационная: в первую очередь она информирует, ставит в известность о возникшей ситуации. Очень часто служебные записки путаются с докладными и объяснительными. На это следует обращать внимание, так как они имеют принципиальные различия и несут в себе разную информацию.
Несмотря на то, что данный вид документа очень часто используется на практике, он отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов. Но при этом при составлении служебной записки необходимо придерживаться ГОСТа для составления данного типа документации.
Служебная записка о выдаче трудовой книжки – это столь же важный официальный документ, который при поступлении подлежит регистрации.
Переписка играет очень важную роль, так как устные слова должны подтверждаться документами, официально заверенными. Только в данном случае вы можете быть уверенны, что на ваш запрос вы непременно получите ответ.
Получение работником трудовой
Если же возникла такая ситуация, что после увольнения в последний день работы работник не забрал свою трудовую книжку, то на следующий день кадровик обязан направить по месту его проживания уведомительное письмо с просьбой явиться в отдел кадров и забрать свой документ. При невыполнении данного действия работодатель может подвергаться административной или материальной ответственности, если работник обратится в суд с просьбой принудительно вернуть ему его трудовую книжку. Также он может потребовать материальной компенсации. Суд все требования удовлетворит в том случае, если кадровик не сможет подтвердить то, что он предпринимал какие-либо действия, чтобы работник мог самостоятельно прийти и забрать свою трудовую книжку.
После того, как работник после получения уведомительного письма не обратился в отдел кадров предприятия, работодатель отправляет ему письмо с просьбой получить письменное разрешение на пересылку трудовой по почте. Только после получения разрешения можно отправлять документ почтой.
Невыдача трудовой книжки работнику в установленные законодательством сроки – это действие незаконное, но, тем не менее, некоторые работодатели пытаются шантажировать работника таким образом. В подобном случае закон находится на стороне работника, и он имеет все основания обратиться в суд и удовлетворить все свои требования после рассмотрения дела судом.
Все действия, осуществляемые с таким документом, как трудовая книжка или вкладыши к ней, должны строго регламентироваться нормативными документами, главным из которых выступает Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей.
Служебные записки и другие документы всегда служат неопровержимым доказательством вины или невиновности того или иного лица, без письменных доказательств суд не сможет поверить на слово.
Утеря трудовой
Если трудовая книжка утеряна, то работник может обратиться к работодателю с заявлением о выдаче ему дубликата трудовой книжки, который сможет подтвердить все факты о его трудовой деятельности. Другим способом доказать свой трудовой стаж не представляется возможным.
Если трудовая книжка была утеряна и сотрудник обратился с заявлением о выдаче ему дубликата, то работодатель обязан выдать его в течение 15 суток со дня поступления заявления. Если же в трудовой книжке была обнаружена ошибка, и работник также обратился с просьбой выдачи ему дубликата, то после этого испорченная трудовая книжка может быть выдана ему на руки. Дубликат при этом должен храниться на предприятии в отделе кадров.
