Образец акта передачи при смене главного бухгалтера
Образец акта приема-передачи дел между бухгалтерами
г. _______
Общество с ограниченной ответственностью _________________
«____» __________ 20_____ года
Акт приема-передачи дел
Мы, нижеподписавшиеся,
Директор ООО _______________
Главный бухгалтер (который увольняется)
Главный бухгалтер (который назначается)
Подписали настоящий акт о том, что при увольнении Главного бухгалтера ООО ____________. и назначении Главным бухгалтером ООО ________________________ при передаче дел выявлено следующее:
Первичные документы, согласно которым велся учет хозяйственных операций, находятся на предприятии, сгруппированы по видам хозяйственных операций и хранятся в отведенных местах.
Перечень первичных и учетных бухгалтерских документов, которые передаются,составлен в виде реестров и прилагается к настоящему акту.
Инвентаризация первичных документов на предмет выявления их наличия в полном объеме не проводилась. С целью контроля наличия первичных документов была проведена выборочная инвентаризация.
При выборочной проверке наличия первичных документов выявлено отсутствие ряда первичных документов, перечень которых составлен в виде реестра и прилагается к настоящему акту.
Бухгалтерская документация (регистры учета) находится на электронных носителях и на момент передачи дел доступна для ознакомления. Перечень бухгалтерских документов (регистров учета) составлен в виде реестра и прилагается к настоящему акту.
Проведенная выборочная проверка бухгалтерской отчетности показала, что бухгалтерский учет велся в соответствии с действующим законодательством Украины, однако имеет ряд недостатков, которые перечислены в виде реестра замечаний, который прилагается к настоящему акту.
Последняя проверка контролирующими органами проводилась в ______________ 200____ года. Результаты проверки оформлены в акте « Про результати комплексної планової виїздної документальної перевірки дотримання вимог податкового та валютного законодавства України ТОВ _______________ за період з ______ по ________ р.» №.__________ от __________________ г. на ____________ страницах. Штрафы, недоимки и административные штрафы, начисленные по результатам проверки, на момент передачи дел уплачены в полном объеме.
Деятельность предприятия за период с _______________________ года на момент передачи дел контролирующими органами не проверялась.
Лица, подписавшие настоящий акт передачи дел свидетельствуют, что на момент передачи дел у них нет сведений относительно наличия документов, которые могли бы свидетельствовать об иных результатах деятельности предприятия, чем те, которые указаны в бухгалтерской отчетности и бухгалтерских регистрах.
Подписи сторон:
_________ Директор ООО ______________
_________ Главный бухгалтер (который увольняется) ООО _________
_________ Главный бухгалтер (который назначается) ООО _________
Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера (образец заполнения)
Общество с ограниченной ответственностью "Компания" ИНН 77034500296 117345, Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2
Согласно приказу от 17.04.2012 N 30 в период с 18 апреля по 2 мая 2012 г. главный бухгалтер И.А. Сидорова передала, а заместитель главного бухгалтера Е.А. Петрова приняла следующие документы:
Также переданы и приняты: печать организации, банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ 15812 по N АЕ 15840), ключи от сейфа, ключи от системы "клиент - банк", наличность в сумме 5000 руб.
Выявленные ошибки в учете и отчетности:
- не представлена отчетность по НДС за I квартал 2011 г.
- неверно посчитана сумма авансовых платежей по налогу на прибыль, подлежащая уплате в I квартале 2012 г.
1. Акт инвентаризации денежных средств в кассе, дебиторской и кредиторской задолженности по состоянию на 2 мая 2012 г.
2. Копия аудиторского заключения за 2011 г.
3. Копия акта сверки расчетов с налоговой инспекцией по состоянию на 18 апреля 2012 г.
4. Опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках документов.
Прием-передача дел бухгалтерами
Хорошо, если бухгалтер начинает вести учет с начала работы предприятия - в этом случае за все ошибки он отвечает сам. А как быть, если в этой должности перед тобой уже кто-то работал? Нужно ли отвечать за нарушения, допущенные предшественником? Как правильно оформить передачу и прием дел? Рассмотрим основные моменты и проблемы, с которыми сталкиваются старый и новый бухгалтеры при "смене караула".
Законодательная база - есть ли требования по оформлению?
Хотя законодательством и не предусмотрено обязательное оформление приема-передачи дел между бухгалтерами, это желательно сделать и надлежащим образом оформить. Причем такой документ в первую очередь нужен не бухгалтерии, а именно руководству и владельцам предприятия, ведь ответственность за организацию бухгалтерского учета в соответствии с Законом о бухучете несет владелец (владельцы) или уполномоченный орган (должностное лицо), руководящий предприятием .
В нашем законодательстве содержатся только некоторые намеки на последовательность действий по оформлению процесса передачи дел при смене главного бухгалтера на предприятии. Рассмотрим их, начиная с наиболее весомых.
1. При смене главных бухгалтеров, являвшихся материально ответственными лицами, следует провести инвентаризацию имущества, средств и финансовых обязательств . Это требование содержится в п. 3 Инструкции №69.
2. В Положении №59 определен собственно механизм оформления передачи дел. Заметим, что данное Положение действует только в моментах, не урегулированных законодательством Украины, при условии, что они не противоречат Конституции и законам Украины. Например, п. 7 Положения, в котором говорится о том, что главным бухгалтерам запрещается получать непосредственно по чекам и другим документам денежные средства и товарно-материальные ценности, не соответствует Закону о бухучете, в п. 7 ст. 8 которого перечислены функции и обязанности главного бухгалтера. Но все же рекомендации Положения можно использовать для практического оформления приема-передачи дел.
3. Согласно Закону о бухучете, ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет владелец (владельцы) или уполномоченный орган (должностное лицо), руководящий предприятием. Таким образом, смена главбухов не может повлиять на смену ответственного за организацию учета лица и не становится причиной обязательной проверки правильности ведения бухгалтерского и налогового учета. Однако заметим, что хотя ответственность и лежит на директоре, главный бухгалтер, в силу своих полномочий и обязанностей, обеспечивает соблюдение правил учета и контроля за отражением деятельности предприятия. Именно поэтому директор является наиболее заинтересованным лицом в правильном оформлении приема-передачи дел при смене главного бухгалтера.
4. Почти аналогичная по содержанию норма имеется и в Положении №88, согласно которому ответственность за своевременное и качественное составление документов, за достоверность приведенных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы .
5. Инструкцией №80 предусмотрена обязанность предприятия уведомить налоговые органы о смене главного бухгалтера (бухгалтера).
Таким образом, оформление приема-передачи дел надлежащим образом проводится в интересах нового и старого главных бухгалтеров, а также руководства предприятия, потому что позволяет отразить, какие именно документы были переданы, и проследить, чтобы эти документы были в наличии и соответствующим образом оформлены.
Чем оформить передачу дел
Можно сделать вывод: при передаче дел оформляется акт приема-передачи (см. ниже образец 1). в котором за подписями предыдущего главного бухгалтера и его преемника (а при необходимости, например, в случае отказа от подписания или возникновения споров между сторонами - директора или независимого эксперта) отражается перечень переданных документов, состояние учета на предприятии или даже заключение о проведенной проверке. Причем в составлении акта и проведении независимого аудита и проверки в данном случае заинтересованы все:
а) бухгалтер, который увольняется, - чтобы исправить обнаруженные нарушения и не нести за них ответственность в дальнейшем
б) бухгалтер, который приступает к работе, - во избежание самостоятельной проверки результатов работы предшественника или даже восстановления учета и документов
в) директор предприятия - чтобы вовремя обнаружить и исправить нарушения, за которые согласно законодательству он несет ответственность.
Образец 1
" /> Государственная налоговая администрация Украины изложила свою точку зрения по вопросу обязанности нового бухгалтера осуществить проверку бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и возможной ответственности за невыполнение этой обязанности в письме от 17.04.2002 г. №3125/5/26-2119 (см. ниже ).
Таким образом, оформлять акт приема-передачи необходимо в случаях, когда стороны хотят четко определить рамки и уровень ответственности должностных лиц предприятия (как увольняющихся и принимаемых на работу, так и работающих) относительно ошибок и недостатков в учете, в том числе и таких, за которые возможно привлечение к ответственности. По нашему мнению, составлять акт приема-передачи и проводить независимый аудит желательно при каждой смене главного бухгалтера на предприятии.
Что касается общего порядка действий и оформления операций увольнения, приема главбухов на предприятии и собственно подготовки и оформления приема-передачи дел, то алгоритм и последовательность таких действий приведены на схеме 1 .
Схема 1
Схема действий при смене главного бухгалтера на предприятии
" />
* Данная процедура может проводиться в виде независимого аудита или самостоятельной проверки при участии старого и нового бухгалтеров. Кроме того, данные такой проверки также могут включаться в акт приема-передачи дел.
Как подготовить документы
Для правильного и полного оформления передачи дел нужно тщательно подготовить первичную документацию к передаче.
По нашему мнению, целесообразно сделать прошитые и пропечатанные реестры документов за конкретные периоды, с описью, нумерацией и определением общего количества. Затем на основании этих подшивок очень легко будет отразить в акте передачу именно первичных документов.
Что касается ведомостей, журналов и других обобщающих данных регистров . то для передачи они должны быть в письменном (или печатном) виде, заверены печатью и подписями составивших и проверивших их лиц. Наличие и количество таких регистров устанавливается учетной политикой и графиком документооборота на предприятии, а их отсутствие за конкретный период может свидетельствовать о допущенных ошибках или даже о неведении учета.
Отчетность, составленная и поданная предыдущим бухгалтером, также должна быть подготовлена к передаче. Ведь отсутствие такой отчетности может повлечь за собой штрафные санкции за ее неподачу. Целесообразно сгруппировать отчетность по видам или же периодам подачи в разрезе инстанций, в которые она подавалась.
Кроме того, как уже было сказано, при смене главных бухгалтеров желательно провести независимый аудит или же самостоятельно проверить состояние и результаты правильности учета и составления отчетности на предприятии. В аудиторском заключении или акте проверки целесообразно изложить общий уровень ведения учета, недостатки в организации бухгалтерии, необходимость исправления ошибок. При этом стоит сразу оговорить, кто должен заниматься таким исправлением. К сожалению, руководство предприятий не всегда осознает ответственность такого шага, как смена главного бухгалтера, поэтому и к дополнительным расходам на такие проверки относится отрицательно.
Как оформляется акт
Акт приема-передачи подписывает бухгалтер, передающий дела, и бухгалтер, принимающий их, после чего его утверждает руководитель предприятия. Если согласно приказу руководителя предприятия была создана приемо-передаточная комиссия, то акт подписывают также все члены такой комиссии. Один экземпляр акта приема-передачи остается в бухгалтерии, а другой - у бухгалтера, передающего дела. Заметим, что один из трех экземпляров остается у главного бухгалтера, который увольняется. Этот документ является основным "аргументом", фиксирующим состояние учета и наличие документов и регистров на предприятии на момент передачи дел, и именно поэтому целесообразно как можно точнее и тщательнее сделать опись имеющихся в наличии документов, отчетов и распечаток - ведь это может позволить в будущем избежать необоснованных требований и замечаний к уволившемуся бухгалтеру как со стороны руководства предприятия, так и со стороны работников контролирующих органов.
Вполне реальной может быть ситуация, когда первичные документы, подтверждающие осуществление операции, вообще отсутствуют. В таком случае желательно потребовать объяснения должностных лиц или других работников проверяемого предприятия и оформить их в форме приложений к акту проверки.
Как проверить правильность информации, отраженной в акте
Разумеется, и предшественник, и преемник хотят, чтобы информация, обобщенная в акте, соответствовала действительности, чтобы затем при проверке не произошло "неприятных неожиданностей" в виде отсутствия документов или же ошибок в учете и отчетности. Кроме привлечения посторонних специалистов и самопроверки, о которых мы уже упоминали в статье, есть еще два способа удостовериться, что состояние учета на предприятии отвечает определенному уровню.
Способ первый - постепенный прием
Для предварительной проверки правильности ведения учета, а в дальнейшем - правильности оформления передачи дел претенденту на пост главного бухгалтера можно посоветовать некоторое время (если это возможно, конечно) поработать на должности заместителя главного бухгалтера.
Работая на должности заместителя или помощника главного бухгалтера, кандидат на должность главного бухгалтера может по указанию руководителя принимать участие в проведении проверки, ревизии состояния бухгалтерского учета и отчетности, правильности отражения всех хозяйственных операций. Заключения такой ревизионной комиссии и факт приема-передачи дел могут быть зафиксированы в акте приема-передачи дел, при этом следует отметить то, что новый бухгалтер был членом ревизионной комиссии и лично участвовал в проведении проверки.
Способ второй - когда принимать не от кого
Другой вариант замены главного бухгалтера на предприятии - это тот, когда главный бухгалтер уволился с предприятия и некоторое время должность остается вакантной. В таком случае на время поиска новой кандидатуры на должность главного бухгалтера определенное лицо назначается исполняющим обязанности главного бухгалтера, при этом риск ухудшения состояния учета и отчетности на предприятии растет, потому что не всегда ответственное лицо (исполняющий обязанности главного бухгалтера) имеет необходимый профессиональный и практический опыт и знания. Новый главный бухгалтер после ознакомления с состоянием учета на предприятии должен будет подписать акт приема-передачи дел с исполняющим обязанности главного бухгалтера (или даже с директором).
В этом случае новому главному бухгалтеру следует еще внимательнее относиться к оформлению приема дел, а при возникновении подозрения относительно ненадлежащего состояния учета и составления отчетности на предприятии поставить перед директором вопрос о проведении независимого аудита или о проведении внутренней проверки на конкретных условиях (например, с дополнительной оплатой труда работникам, занятым проверкой). Приняв такие меры, главный бухгалтер, приступающий к делам, сможет максимально защитить себя от ошибок, допущенных его предшественником.
Письмо Государственной налоговой администрации Украины от 17.04.2002 г. №3125/5/26-2119 (извлечение)
. В ходе расследования уголовного дела было установлено, что главный бухгалтер Х в силу своего должностного положения обязана была проверить бухгалтерскую документацию, которая при вступлении ее в должность оставалась после главного бухгалтера Y, однако этого не сделала . В отношении Х уголовное дело по ст. 212, ч. 3 Уголовного кодекса Украины прекращено . в связи с тем, что в ее действиях отсутствует преднамеренное уклонение от уплаты налогов, однако просматривается состав преступления, предусмотренного ст. 367 Уголовного кодекса Украины (должностная халатность) .
Что отражается в акте приема-передачи
1. Последствия проведенной проверки (аудита).
2. Общий перечень надлежащим образом оформленных подшивок первичных документов (с указанием количества и периода).
3. Перечень надлежащим образом оформленных и заверенных регистров бухгалтерского и налогового учета, предусмотренных для ведения учетной политикой и графиком документооборота на предприятии.
4. Перечень бухгалтерской и налоговой отчетности за соответствующие периоды по видам.
Нормативная база
1. Закон о бухучете - Закон Украины от 16.07.99 г. №996-XIV "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине".
2. Инструкция №69 - Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Минфина от 11.08.94 г. №69.
3. Положение №88 - Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. №88.
4. Инструкция №80 - Инструкция о порядке учета налогоплательщиков, утвержденная приказом ГНАУ от 19.02.98 г. №80.
5. Положение №59 - Положение о главных бухгалтерах, утвержденное постановлением Совета Министров СССР от 24.01.80 г. №59.
Константин ЕРОХИН, к. э. н, бухгалтер
Акт приема-передачи дел главному бухгалтеру предприятия
Примечание. На данную страничку поисковики часто отправляют пользователей по запросу акт приема-передачи. Поэтому выберите из списка ниже, какой именно акт приема-передачи Вам нужен.
Передача дел по кассе, когда нужно передать ответственность за хранение денежных средств. описана в уроке Учет операций по кассе
Отдельная статья посвящена теме Акт приема-передачи денежных средств
Передача т оварно-материальных ценностей описана в разделе Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей
Относительно акта приема-передачи дел можно также ознакомиться со статьей Передача дел новому директору
Информация по оформлению актов приема-передачи основных средств находится в уроке Первичные документы учета основных средств .
Также см. Акт приема-передачи оборудования
Работы и услуги оформляются с помощью Акта приема-передачи выполненных работ .
Передача дел оформляется с помощью Акта приема-передачи дел.
Ситуация, когда Главный бухгалтер приходит на вновь создаваемое предприятие, достаточно редка. Чаще всего до него на этой должности уже кто-то работал. Поэтому перед тем, как занять свою должность, Главному бухгалтеру следует принять дела от предшественника.
Законодательством Украины не предусмотрено обязательное оформление приема-передачи дел между бухгалтерами. Но, тем не менее, это необходимо сделать и надлежащим образом оформить. Причем такой документ в первую очередь нужен не бухгалтерии, а именно руководству и владельцам предприятия. Дело в том, что ответственность за организацию и ведение бухгалтерского учета Закон Украины О бухгалтерском учете возлагает на владельца или уполномоченный орган (должностное лицо), руководящий предприятием.
Законодательная база, которая должна использоваться при приеме-передаче дел Главному бухгалтеру
Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г. с изменениями и дополнениями
Уголовный кодекс Украины от 05.04.2001 г. № 2341-III, с изменениями и дополнениями
Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88
Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов и расчетов, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 11.08.94 г. № 69
Прошу обратить внимание, что положение №88 и инструкция №69 утверждались намного ранее, чем была проведена реформа бухгалтерского учета в Украине. Поэтому некоторая часть положений этих документов противоречит действующему законодательству. Например, п. 7 Положения №88, в котором говорится о том, что главным бухгалтерам запрещается получать непосредственно по чекам и другим документам денежные средства и товарно-материальные ценности, не соответствует Закону о бухучете, в п. 7 ст. 8 которого перечислены функции и обязанности главного бухгалтера.
Вступление в должность нового Главного бухгалтера
Практика показывает, что вновь назначаемый Главный бухгалтер может принимать дела как мирным путем, так и в ситуации, когда принимать дела просто не от кого. Например, потому что бывший главбух уже уволен. При этом стоит помнть, если акт приемки-передачи дел вообще не подписывается, то в дальнейшем невозможно доказать, что какой-то части документов не было и они не могли быть переданы. В любом случае прием дел желательно проводить после проведения независимого аудита, что, возможно, спасет в будущем от многих неприятностей.
Если предшественник еще работает, то желательно нового Главного бухгалтера принять на работу сначала заместителем, чтобы он мог спокойно принять дела. После этого руководитель должен издать приказ о назначении нового главного бухгалтера предприятия и передачи ему документации.
Проведение независимого аудита в такой сиуации часто является самым оптимальным вариантом. Однако, необходимо привлечь квалифицированных аудиторов. Дело в том, что часто в процессе аудита выявляется отсутствие некоторых первичных документов, ошибки в бухгалтерском и налоговом учете. Поэтому в 90% случаев расходы на такую проверку окупяться сразу же после ее завершения. Аудиторская компания сделает заключение о состоянии бухгалтерского учета и отчетности на предприятии, на основе чего будет составлен приемо-сдаточный акт по передаче дел.
В большинстве случаев, смену Главного бухгалтера проводят не от хорошей жизни и новому главбуху следует готовиться к сюрпризам. Поэтому чем больше внимания будет уделено процедуре приемки дел, тем легче будет работаться в дальнейшем.
Ответственность главного бухгалтера
Вновь пришедший на предприятие Главный бухгалтер заинтересован в том, чтобы строго разграничить ответственность за свои действия и действия своего предшественника.
Согласно действующему законодательству ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии несет собственник или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием в соответствии с законодательством. В случае наличия на предприятии Главного бухгалтера, директор обычно делегирует данные полномочия ему. И ответственность в конечном итоге, часто несет именно Главный бухгалтер.
Кроме ответственности за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, ответственность предусмотрена также за сохранность документов, регистров бухучета и отчетности в течение установленного законодательством срока. Для большинства документов это три года, но часть документации предприятия имеет и более длительные сроки хранения. В частности, это сведения о заработной плате.
Что касается обязанностей Главного бухгалтера, то в соответствии с п.7 ст.8 Закона № 996 он должен обеспечивать проверку состояния бухгалтерского учета в подразделениях предприятия.
В п.8 ст.9 Закона № 996 предусмотрено, что ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти документы. Подпункт 2.14 Положения содержит практически такую же норму и устанавливает, что ответственность за своевременное и качественное составление документов, за достоверность данных, приведенных в них, несут лица, составившие и подписавшие эти документы. Согласно п.3.4 Положения за правильность регистрации информации в учетных регистрах ответственность также несут лица, которые составили и подписали их.
Исходя из вышеприведенного, можно сделать вывод о том, что, теоретически, бухгалтер не будет отвечать за ошибки, допущенные его предшественником, так как первичные документы и учетные регистры были подписаны именно предшественником, а следовательно, он и должен за них отвечать.
Такая же позиция применяется и к документам налогового учета и налоговым декларациям предприятия. Ведь п.2 ст.3 Закона № 996 гласит, что финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности, использующие денежный измеритель, основываются на данных бухучета. Значит, положения Закона № 996 могут быть применимы и к налоговому учету. Поскольку основой для налогового учета являются данные бухгалтерского учета, то и характер ответственности за ошибку, допущенную в налоговой отчетности, которая стала следствием ошибки, допущенной в бухгалтерском учете, один и тот же.
К примеру, если предыдущий главбух занизил налог еще в предыдущей декларации, то именно он и будет отвечать за свой проступок. А использование новым бухгалтером данных предыдущей декларации в следующих декларациях - действие полностью правомерное. Следовательно, каждый новый бухгалтер несет ответственность за правонарушения, совершенные в период именно его работы на предприятии.
Однако практика показывает, что бухгалтер все-таки может нести ответственность за неправомерные действия предыдущего главного бухгалтера. Уже имелись случаи, когда в отношении главного бухгалтера налоговой милицией возбуждалось уголовное дело по ст.212 УК (уклонение от уплаты налогов, сборов, других обязательных платежей), но было прекращено на основании п.2 ст.6 Уголовно-процессуального кодекса Украины в связи с тем, что в его действиях нет умышленного уклонения от уплаты налогов. Однако правоохранительные органы усмотрели в действиях нового главного бухгалтера состав преступления, предусмотренного ст.367 УК (должностная халатность), поскольку главный бухгалтер в силу своего должностного положения обязан был проверить бухгалтерскую документацию, которая при вступлении его на должность оставалась после старого главного бухгалтера, и уплатить налоги. Поэтому настоятельно советуем принимать дела после проведения независимого аудита, чтобы избежать возможных неблагоприятных последствий, вызванных деятельностью предыдущего бухгалтера.
Как принять дела
Если новому бухгалтеру не удалось принять дела от уже уволившегося бухгалтера, то это должен был сделать руководитель или своим приказом поручить это сделать другому специалисту. Как правило, при увольнении бухгалтера на предприятии создается комиссия для приема дел от главного бухгалтера. По результатам проверки составляется акт инвентаризации, в котором фиксируются результаты проверки и приводится полный перечень и опись передаваемых документов.
В случае установления факта отсутствия каких-либо бухгалтерских документов руководитель должен принять соответствующее решение с учетом п.6.10 Положения. В этом пункте установлено, что при пропаже или уничтожении первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Кстати, при такой проверке не обязательно присутствие увольняющегося бухгалтера.
Поэтому, учитывая вышеизложенное, бухгалтеру, который устраивается на работу, при наличии приказа руководителя о приеме на должность бухгалтера необходимо потребовать акт инвентаризации бухгалтерской документации и сами документы. Затем, сверив эти два источника, он должен составить служебную записку на имя руководителя предприятия, изложив в ней о состоянии бухгалтерской документации. Впоследствии это может пригодиться. В частности, можно будет апеллировать к этой бумаге, если предыдущим бухгалтером допускались ошибки.
Попробуем определить, за какой же период новому главбуху нужно проверить наличие документов. Следует учитывать пп.15.1.1 ст.15 Закона № 2181. Согласно этому подпункту бухгалтеру необходимо проверять налоговые декларации не менее чем за 1095 дней, следующих за последним днем предельного срока представления налоговой декларации (в которой отражены показатели этих налоговых деклараций), а в случае если такая налоговая декларация была представлена позднее, - за днем ее фактического представления. Но нужно помнить о пп.15.1.2 ст.15 Закона № 2181, в соответствии с которым налоговое обязательство может быть начислено или производство по делу о взыскании такого налога может быть начато без соблюдения срока давности, определенного в пп.15.1.1, в случае если:
а) налоговая декларация за период, когда возникло налоговое обязательство, не была представлена
б) судом установлено совершение преступления должностными лицами налогоплательщика или физическим лицом - налогоплательщиком относительно умышленного уклонения от уплаты указанного налогового обязательства. В таких случаях срок давности в 1095 дней не применяется.
Если в течение этого времени налоговая инспекция уже проверяла предприятие, будущему главбуху необходимо изучить акт проверки. В этом случае он может проверять только ту документацию, которая образовалась после составления акта проверки.
При формировании дел, при подготовке различных видов номенклатур дел, разработке схем классификации документов и перечней документов с указанием сроков их хранения необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20 июля 1998 г. № 41.
Данный Перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения документов и их отбора для уничтожения документов.
Еще несколько рекомендаций новому главбуху. На определенную дату, согласованную с увольняющимся главбухом, все учетные процессы за истекший период должны быть завершены. Это означает, что должны быть выполнены все бухгалтерские записи за истекший период, укомплектованы в дела первичные документы, служащие основанием для каждой выполненной записи, сформирован оборотный баланс, формы бухгалтерской и налоговой отчетности. К передаче готовятся книги и журналы регистрации: учета счетов-фактур полученных и выданных, приобретений и продаж, регистрации банковских чековых книжек, ценных бумаг, доверенностей, контрольно-кассовых аппаратов, кассовая книга и др. Документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет собой список заглавий (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Если необходимые журналы (книги) отсутствуют, об этом делается соответствующая запись в акте приемки-передачи, а журнал (книга) заводится со дня приема дел.
Внимание необходимо обращать не только на соблюдение правильности оформления первичных документов, но и на наличие подписей уполномоченных лиц. Все выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указываются в акте приемки-передачи дел. Обычно оформляются бухгалтерские справки за подписью уходящего главного бухгалтера или временно исполняющего его обязанности. Обязанность внесения исправлений в регистры бухгалтерского учета может быть возложена как на нового главного бухгалтера, так и на прежнего.
Нужно ли проводить инвентаризацию при смене главного бухгалтера?
Согласно пп.в п.3 Инструкции проведение инвентаризации обязательно при изменении материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел).
Кроме того, проанализировав пункт 3 Инструкции, можно сделать вывод о том, что инвентаризацию следует проводить также в случаях:
- если прием дел происходит в преддверии составления годовой отчетности и дата обязательной инвентаризации определена в учетной политике предприятия, а инвентаризация не проводилась
- если на предприятии главный бухгалтер является материально ответственным лицом (сам по себе бухгалтер не является материально ответственным лицом, но если ему вменяются обязанности, в результате которых ему вверяют материальные ценности, например ведение кассы предприятия, тогда с бухгалтером заключается договор о полной материальной ответственности и он становится материально ответственным лицом).
Если на предприятии главбух совмещал должность кассира, проводится инвентаризация наличности в кассе. По результатам проверки составляется отдельный акт проверки кассы, который подписывают как сдающий, так и принимающий дела бухгалтер, а также кассир и представитель администрации. Этот акт является приложением к акту приемки-передачи дел.
Если предыдущий бухгалтер не являлся материально ответственным лицом, а времени на приемку-передачу дел мало, не лишним будет просмотреть итоги последней инвентаризации, проведенной на предприятии. В любом случае следует отметить в акте приемки-передачи дел дату и результаты прежней инвентаризации, а также оговорить с руководителем проведение инвентаризации вначале работы нового главбуха.
Акт приема-передачи дел
При передаче дел оформляется акт приема-передачи, в котором за подписями предыдущего главного бухгалтера и его преемника (а при необходимости, например, в случае отказа от подписания или возникновения споров между сторонами - директора или независимого эксперта) отражается перечень переданных документов, состояние учета на предприятии или даже заключение о проведенной проверке. Причем в составлении акта и проведении независимого аудита и проверки в данном случае заинтересованы все:
а) бухгалтер, который увольняется, - чтобы исправить обнаруженные нарушения и не нести за них ответственность в дальнейшем
б) бухгалтер, который приступает к работе, - во избежание самостоятельной проверки результатов работы предшественника или даже восстановления учета и документов
в) директор предприятия - чтобы вовремя обнаружить и исправить нарушения, за которые согласно законодательству он несет ответственность.
В большинстве случаев акт приемки-передачи имеет простую форму, что представляет собой обычную опись дел, принимаемых главным бухгалтером. Однако, оказывается, этого не всегда достаточно для дальнейшей его работы. Во избежание затруднительных ситуаций при ведении бухучета акт должен выглядеть как заключение специалиста (на усмотрение нового главбуха с более или менее подробным описанием) о ведении бухучета с приложением служебных записок и пояснений предыдущего главбуха или другого служебного лица, передающего бухгалтерию.
Содержание акта приема-передачи дел может различаться в зависимости от конкретных условий и объема деятельности предприятия, а также от состояния бухгалтерской документации по ведению учета.
Далее приведен примерный перечень основных вопросов, которые могут быть включены в акт приемки-передачи дел, а именно:
1. Общая характеристика системы ведения бухгалтерского учета. Система и форма (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них. Особое внимание следует уделить возможным ошибкам - расхождение сальдо налоговых счетов и бухгалтерских деклараций, неверному отражению хозяйственных операций и т.д.
2. Состояние учета движения денежных средств. Состояние учета кассовых операций. Наличие кассира и действующего договора о полной материальной ответственности с ним. Существование необходимых условий хранения и учета наличности и денежных документов (марки почтовые, акцизные, векселя, оплаченные авиабилеты и др.). Наличие кассовой книги, ее оформление и правильность ведения. Своевременность и полнота оприходования наличности. Остаток наличных денег и денежных документов в кассе, их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приемки-передачи дел. Перечень всех счетов денежных средств, остатки денежных средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах. Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.
3. Состояние учета расчетных операций. Наличие договоров и других документов расчетного характера, выписок из счетов в банке. Соответствие сумм остатков и оборотов по выпискам банка суммам, указанным в первичных документах. Полная инвентаризация расчетов с контрагентами, наличие актов сверки взаимных расчетов, дата, на которую урегулированы расхождения. Ведение претензионно-исковой работы. Величина, характер и динамика дебиторской и кредиторской задолженности. Своевременность расчетов, состояние и наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом, целевыми фондами по налогам и сборам. Долговые обязательства, банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения, наличие инвестиций, ссуды.
4. Состояние учета амортизируемого имущества. Дата последней инвентаризации имущества, ее полнота и качество проведения, отражение результатов в бухгалтерском учете. Место хранения инвентаризационных описей, их вид.
5. Состояние материального учета. Дата последней инвентаризации материальных ценностей, ее результаты. Ситуация с отражением в бухгалтерском учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов, наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.
6. Состояние расчетов с работниками предприятия. Сведения о штатном расписании и должностных окладах. Наличие трудовых договоров. Состояние учета и своевременность расчетов по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета и т.д.
7. Отчетность предприятия. Состояние соблюдения требований при составлении и сдаче бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов. Информация о достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов.
8. Хранение документов предприятия. Ситуация с обеспечением на предприятии надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности. Состояние и место нахождения архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел (подшиты ли и пронумерованы документы). Правильность оформления изъятия или уничтожения документов по причине истечения предельного срока хранения. Справка о наличии и сохранности печатей, штампов и т.д.
9. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи. Полный перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др. Указывается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.
10. Приложения. К акту прилагаются любые пояснения, служебные записки, иные документы, которые были составлены членами комиссии при передаче дел, а также при проведении независимого аудита - аудиторское заключение.
11. Подписи. Обязательно наличие подписей главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии или представителя администрации. В случае несогласия кого-либо из членов комиссии с выводами, изложенными в акте, это лицо подписывает акт с оговорками, возражениями. Акт приемки-передачи составляется в двух экземплярах: первый представляется на утверждение руководителю учреждения, второй остается у передающего дела. Если дела передает филиал или представительство предприятия, акт передачи дел составляется в трех экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию головного офиса.
Примерную форму акта приема-передачи дел от одного главного бухгалтера другому главбуху можно посмотреть в уроке Примерная форма акта приема-передачи дел
Акт передачи дел главного бухгалтера
При увольнении главного бухгалтера обязательно проводится тщательная передача дел преемнику, поскольку главный бухгалтер — лицо ответственное. По результатам инвентаризации и сверки документов составляется акт передачи дел главного бухгалтера. Внутренним распорядком организации главный бухгалтер, оставляющий свою должность, может быть обязан передать также своему преемнику должностную инструкцию и проверить степень ее понимания. Для передачи дел назначается уполномоченная комиссия. Составленный акт в нескольких экземплярах подписывается ответственными сторонами и членами комиссии.
