Авансовый отчет - это документ, который применяется для учета денежных средств, выданных сотрудникам организации под отчет. Он является подтверждением израсходованных сумм подотчетными лицами. Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку, завизированного руководителем заявления на выдачу денег.
Как заполнить авансовый отчет. Оформление авансового отчета
Начиная с 1 января 2002 года, юридическими лицами всех форм собственности, за исключением бюджетных организаций, применяется унифицированная форма авансового отчета № АО-1 (прим. для бюджетных учреждений применяется форма № 0504049).
Сначала бланк авансового отчета заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом (не позднее трех рабочих дней с момента возвращения с командировки либо истечения срока выдачи денежных средств) и сдается на проверку в бухгалтерию и на утверждение руководителем.
При заполнении лицевой стороны бланка сотрудник, получивший деньги под отчет, указывает следующую информацию:
наименование организации, выдавшей деньги под отчет
номер и дату документа
наименование структурного подразделения, в котором он работает
ФИО и должность
назначение аванса (хозяйственные нужды, командировка, приобретение материальных ценностей и т.п.)
в таблице указываются данные о предыдущем авансе (сумма остатка либо перерасхода), если таковые имеются, сумма выданного аванса и израсходованных денег, а также их остаток либо перерасход (в руб. и коп.).
На оборотной стороне бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих расходы (чеки, квитанции, билеты, товарные накладные и т.п.), их номер и дату, а также сумму затрат на основании данных документов, внизу под таблицей ставит свою подпись.
Остальные графы формы заполняются бухгалтерией:
в таблице Бухгалтерская запись указываются бухгалтерские проводки, записываются номера счетов (субсчетов), на которых отражаются израсходованные суммы.
ниже указывается состав приложений к авансовому отчету - количество документов, подтверждающих расходы сотрудника и количество листов
указывается прописью проверенная и утвержденная сумма израсходованных денег и подписи бухгалтера и главного бухгалтера
пишется сумма внесенного остатка либо выданного перерасхода, указывается номер и дата приходного либо расходного кассового ордера и ставится подпись бухгалтера/кассира
под линией отреза бланка авансового отчета расположена расписка о принятии бухгалтером к проверке документов, подтверждающих расходы сотрудника, получившего деньги под отчет. Здесь бухгалтер указывает ФИО сотрудника, ставит номер и дату авансового отчета, указывает прописью израсходованную сумму, количество документов и листов, подтверждающих расходы, ставит свою подпись, дату и отдает работнику, от которого был принят данный отчет.
Заполненный и проверенный бухгалтерией авансовый отчет утверждается подписью руководителя организации на лицевой стороне бланка.
Заполнение служебного задания для направления в командировку
Служебное задание для командировки оформляется на основании соответствующих сведений из плана командировок. При направлении работника в срочную (внеплановую) командировку задание составляется на основании решения руководителя организации (иного уполномоченного лица), выраженного, допустим, в резолюции на служебной записке (ином документе).
Как правило, для оформления служебных поручений примененяется унифицированная форма № Т-10а. Необходимо обратить внимание на то, что документ выполняет две функции.
Во-первых, конкретизирует суть задания, выполнение которого в период командировки возлагается на работника, и, во-вторых, отражает основные результаты выполнения поручения в кратком письменном отчете.
Краткий отчет о выполнении служебного задания составляется работником непосредственно после прибытия и заполняется от руки в графе 12 бланка унифицированной формы № Т-10а. Также, работником (подотчетным лицом) по возвращении составляется авансовый отчет .
Кроме того, на основании служебного задания руководителем организации (иным уполномоченным лицом) издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Однако в некоторых случаях, предусмотренных законодательством, до издания приказа от работника должно быть в письменной форме получено согласие с направлением в командировку .
Отчет работника о выполненном в служебной командировке задании
Отметки в командировочном удостоверении и журнале регистрации
Наличие документов . подтверждающих связь служебной командировки с деятельностью предприятия
Отчет о выполненном задании
Заполнение авансового отчета подотчетным лицом
Требования к документам, прилагаемым к авансовому отчету
Проверка авансового отчета и приложенных к нему документов работником бухгалтерии
Определение фактических расходов на служебную командировку работника
Определение величины задолженности подотчетного лица перед предприятием и ее урегулирование
Пример заполнения авансового отчета подотчетным лицом и работниками бухгалтерии
Отметки в командировочном удостоверении и журнале регистрации
По возвращении из служебной командировки работник обязан в тот же день, если он прибыл к месту нахождения предприятия в течение рабочего времени, или на следующий рабочий день, если он прибыл к месту нахождения предприятия по окончании рабочего времени, сделать отметку в командировочном удостоверении, заверенную печатью предприятия, о дне его прибытия. Данная дата является днем прибытия работника из командировки, она указывается в журнале учета удостоверений (графа 8 бланка №5 ).
Наличие документов, подтверждающих связь служебной командировки с деятельностью предприятия
Для отнесения затрат по командировке на расходы предприятия и включения их в валовые расходы подотчетное лицо обязано представить документы, подтверждающие связь командировки с основной деятельностью предприятия направившего работника в командировку.
Такими документами могут быть: приглашение принимающей стороны заключенный договор, протокол о намерениях, соглашение о сотрудничестве или, если стороны не пришли к соглашению, протокол разногласий, выписки из протоколов обсуждения и прочее документы, подтверждающие участие лица в переговорах, симпозиумах, конференциях, проводившихся по тематике, совпадающей с основной деятельностью предприятия, другие документы.
Отсутствие подлинников таких документов, также как и несоблюдение других условий служебной командировки, означает непризнание понесенных затрат и требование возврата подотчетным лицом полученного денежного аванса в кассу или удержание этой суммы из его заработной платы.
Отчет о выполненном задании
Следующий шаг в порядке оформления документов о служебной командировке - составление работником отчета о служебной командировке (достигнутой или недостигнутой цели). Отчет заверяется подписью заведующего подразделением, ходатайствовавшего о направлении работника в командировку.
Подтверждение выполненного задания руководителем подразделения, непосредственно отвечающим за использование полученных результатов, дает основание руководителю предприятия или лицу, уполномоченному им, санкционировать приемку работы и проведение расчета с подотчетным лицом. Отсутствие утвержденного отчета является причиной полного или частичного отказа в оплате работнику затрат по командировке.
На бланке №6 приведена возможная форма отчета о командировке.
В предыдущей публикации на данную тему в общих чертах показано значение использования в учете расчетов с подотчетными лицами отчетного документа - авансового отчета. В данной публикации продолжим эту тему.
Заполнение авансового отчета подотчетным лицом
Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на покупку сельскохозяйственной продукции, при направлении в служебную командировку в пределах Украины или за рубеж) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Рассмотрим порядок составления данного документа подотчетным лицом и работниками бухгалтерии в общем виде.
Работники предприятия как получившие наличные деньги на служебную командировку под отчет, так и не получившие их, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением соответствующих оправдательных документов (о них уже упоминалось в предыдущих разделах).
В соответствии с принятым на предприятии порядком, зафиксированным в приказах об учетной политике, о служебных командировках, в графике документооборота и т.д. если подотчетному лицу одновременно выдаются денежные средства на командировочные расходы и на производственные нужды, оно в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки обязано подать одновременно два авансовых отчета об израсходованных средствах: один - о средствах на командировку, второй - о расходовании средств на хозяйственные нужды.
На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает: наименование организации, направившей его в командировку, отдел (сектор), в котором оно работает, должность и профессию, свою фамилию, имя и отчество, дату заполнения отчета и назначение полученного для выполнения задания аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и др.).
Перед заполнением обратной стороны авансового отчета подотчетное лицо систематизирует первичные документы (транспортные билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц (мотелей) или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, страховые полисы, акты закупки, счета-фактуры, налоговые накладные и т.д.) в хронологическом порядке и нумерует их, указывая номер на документах.
Требования к документам, прилагаемым к авансовому отчету
Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:
подтверждающие документы подаются в оригинале
по форме они должны соответствовать принятым в Украине требованиям для оформления и заполнения первичных документов
по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса
в документах, если это необходимо, должно быть указано наименование предприятия, направившего подотчетное лицо.
Обратная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке, по графам:* * Пример заполнения бланка авансового отчета см. бланк №7
"Дата"
приводится дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе. Относительно суточных по служебной командировке указывается дата оформления приказа руководителя на командировку.
Авансовый отчет бланк скачать. Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. формат Excel, Word + типовая форма № 807
Внимание! Форма изменена в соответствии с приказом № 845 от 24.12.2013. Смотрите бланк новой формы .
Данную форму бланк отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет утвержден Приказом Министерства финансов Украины № 1276 от 05.12.2012 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления». Авансовый отчет - это отчет подотчетного лица на бланке типовой формы о расходовании денег, выданных ему заранее (авансом) юридическим лицом для выполнения определенного служебного поручения. В отчете указываются назначение аванса, размер его суммы и перечень фактических расходов, которые подтверждаются приложенными соответствующими первичными документами. Если выдача аванса была связана с выполнением поручения в служебной командировке, то к авансовому отчету прилагается также пояснительная записка о проделанной работе.
Отчет подается до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает такую командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет налогового агента налогоплательщика, который предоставил средства под отчет. При наличии излишне израсходованных средств такая сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или зачисляется на банковский счет лица, выдавшего их, до или во время представления указанного отчета. В случае если налогоплательщик прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, выдавшим средства, сумма налога на доходы физических лиц удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета, а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство налогоплательщика по результатам отчетного (налогового) года. Если полное удержание такой суммы налога невозможно вследствие смерти или признания налогоплательщика судом безвести отсутствующим или объявления судом умершим, такая сумма удерживается при начислении дохода за последний для такого налогоплательщика налоговый период, а в непогашенной части признается безнадежной к уплате.
Оформление командировки в 2015 году
теги:
Вопросы оформления командировки в 2015 году стали актуальными после того, как с 8 января отменили командировочные удостоверения (постановление Правительства РФ от 29.12.14 № 1595). Теперь для оформления командировки также стали не нужны служебные задания и отчеты о выполненной работе. Как применять правила нового порядка оформления командировок в работе мы рассказали в статье.
Из статьи вы узнаете:
Как оформить командировку в 2015 году
Как оформить приказ о направлении в командировку работника
В каком документе прописать цель командировки
Как составить служебную записку о сроках командировки
Как заполнять журнал выбывших и прибывших в командировку
Приказ о направлении в командировку
Основанием для командировки является решение руководителя. Но как его оформить, в постановлении Правительства РФ от 13.10.08 № 749 не сказано. Поэтому достаточно составить приказ о направлении в командировку или распоряжение директора. Обязательной формы на этой случай нет, поэтому можно разработать свой приказ о направлении в командировку или использовать унифицированную форму Т-9. Только свой бланк надо обязательно утвердить в учетной политике.
По общему правилу, даты билетов должны совпадать с датами в приказе о направлении в командировку. Если сотрудник не успевает выполнить задание, надо издать новый приказ о продлении сроков командировки. Ведь именно приказы, а не билеты являются основанием для учета рабочего времени в табеле.
При составлении приказа о направлении в командировку важно обратить внимание на опасный реквизит - цель командировки. Цель командировки раньше надо было детализировать в служебном задании. Этот документ отменили, но цель поездки важна, чтобы подтвердить деловой характер командировки. Поэтому в приказе о командировке безопаснее заполнить цель командировки - для чего сотрудник едет в другой город, а не оставлять этот реквизит пустым.
Приказ о направлении в командировку образец
Какими документами оформлять командировки
Список документов, которыми теперь надо оформлять командировки, зависит от транспорта, на котором сотрудник отправляется в деловую поездку.
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется:
при поездке на личном, служебном, попутном транспорте, автомобиле заказчика и в других случаях, когда нет проездных документов - на основании служебной записки
в иных случаях - на основании проездных документов.
Работник в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет (как заполнить авансовый отчет смотрите ниже) об израсходованных суммах и приложить к нему:
документы, подтверждающие расходы, связанные с командировкой (наем жилья, проезд и т.п.)
документы, подтверждающие использование личного или служебного транспорта для поездки (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.)
служебную записку о сроках командировки.
Больше полезного по подписке
Подписчики «Учет. Налоги. Право» еженедельно получают
рекомендации: как работать с налоговыми вычетами, чтобы
избежать претензий налоговиков. Оформите подписку
со скидкой для посетителей сайта прямо сейчас.
Как заполнить авансовый отчет (фрагмент)
В авансовом отчете надо перечислить все документы, подтверждающие затраты на поездку. Если один и тот же расход (например, бензин) подтверждает сразу несколько документов, их можно привести через запятую.
Суточные подтверждать не требуется. Так считает и Минфин (письмо от 11.11.11 № 03-03-06/1/741). Поэтому в авансовом отчете можно не ссылаться на какие-то документы. А чтобы определить размер выплат, достаточно число дней поездки умножить на норму суточных.
Важное уточнение
Сотрудник должен отчитаться за командировку в течение трех рабочих дней после выхода на работу. Если позже, то фонды могут потребовать взносы с неподтвержденных подотчетных (письмо Минтруда России от 12.12.14 № 17-3/В-609).
В авансовом отчете не обязательно ссылаться на служебную записку. Служебная записка на командировку (образец мы показали ниже) подтверждает период поездки, но не сами расходы. Поэтому ее можно лишь приложить к авансовому отчету, а ссылаться на нее на оборотной стороне отчета необязательно.
Служебная записка на командировку
Утвержденной формы служебной записки нет в постановлении № 749. Поэтому компания может сама разработать бланк служебной записки. Важно только определить в документе фактический срок пребывания сотрудника в командировке. Можно включить и другие сведения. Например, данные о машине.
Служебная записка на командировку образец
При возвращении из поездки на личном транспорте работник должен составить служебную записку на командировку. Именно так надо назвать документ. Иначе возможны споры с подтверждением расходов. Ведь проверяющие обычно запрашивают документы, установленные законодательством.
Служебную записку работник представляет вместе с подтверждающими документами (путевые листы, чеки и т.п.). Эти бумаги можно перечислить в записке, а приложить их достаточно только к авансовому отчету.
Совет по оформлению служебной записки
В служебную записку на командировку стоит включить не только дату, но и время начала и окончания поездки. Это необходимо, чтобы правильно посчитать сумму суточных. Например, если работник вернулся за полночь, то суточные надо заплатить еще за один день.
В каком документе теперь надо прописать цель командировки
Цель командировки можно уточнить в приказе, для чего сотрудник едет в командировку. Раньше цель командировки надо было определять в служебном задании. Теперь этот документ отменили. Но цель поездки важна, чтобы подтвердить деловой характер командировки. Поэтому в приказе о направлении в командировку безопаснее записать, для чего сотрудник едет в другой город - проведение переговоров, закупка товара и т. п. В унифицированной форме приказа Т-9 есть специальная строка, которая так и называется Цель. Если же компания использует свой бланк приказа, то в нем безопаснее сохранить этот реквизит.
