Письма-подтверждения составляют, когда есть необходимость подтвердить получение каких-либо документов. Письмо также может быть отправлено в подтверждение какого-либо факта, действия, телефонных переговоров.
Обычно письма-подтверждения становятся гарантией того, что достигнутые устные договоренности или обещания остаются в силе. Кроме этого, с помощью подобного письма можно выразить уважение и проявить вежливость по отношению к партнеру.
Письмо-подтверждение может носить и деловой, и личный характер. Письмом также можно подтвердить бронирование номера в гостинице, ответить на приглашение, сообщить о получении товаров или услуг, дать согласие на встречу, принять условия участия в каком-либо мероприятии. При написании письма-подтверждения рекомендуем придерживаться следующей схемы.
Если вы составляете деловое письмо-подтверждение, желательно использовать бланк или употребить официальную форму написания вашего имени и адреса. Можно использовать этикетки-наклейки с этой информацией. При личной переписке вполне подойдет простая бумага.
Можно отправить письмо-подтверждение и по электронной почте, соблюдя при этом все формальности.
Начинать следует с приветствия, соответствующего содержанию письма. Иногда в деловой переписке необходимо употреблять форму приветствия "Уважаемые господа" или подобное обращение.
Если переписка неформальна или если деловой партнер ваш друг, допустимы менее формальные формы приветствия.
В письме целесообразно подтвердить детали соглашения, которое было достигнуто - дату, время, место. Будьте максимально конкретны.
Укажите все детали, которые относятся к соглашению. Данные могут обозначать ответственность за невыполнение конкретных задач или указывать на дела, которые требуют завершения.
Если вы обращаетесь к кому-либо с просьбой взять на себя некую ответственность, попросите подтвердить согласие. Вы можете указать в письме, какого именно подтверждения вы ждете, письменно или устного.
Если есть необходимость, подтвердите получение информации или предмета. Например, «Я был рад получить».
Завершить письмо следует изъявлением благодарности получателю. Например, «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Напишите свое имя и подпишитесь. В деловой переписке используется только полное имя.
Перечитайте письмо. Эта рекомендация особенно важна, когда речь идет о деловых договоренностях.
Несколько советов
В деловой переписке необходимо соблюдать деловой тон, даже если вы хорошо знакомы с получателем письма, избегайте разговорной лексики.
Перед отправлением письма, попросите кого-нибудь перечитать его. Собственные ошибки искать всегда сложнее, чем чужие.
Используйте в деловой переписке соответствующую лексику. Избегайте терминов академического уровня, но и выражения, вроде, "между прочим" и "на самом деле" старайтесь не употреблять.
Принимая решение об уместности написания письма-подтверждения, обратитесь к здравому смыслу. Детали устных договоренностей со временем могут забыться, и тогда письменное заявление окажется свидетельством достигнутого соглашения.
Ключевая фраза письма-подтверждения должна включать слова, производные глагола «подтверждать». Заканчиваться письмо может просьбой, пожеланием или предложением и т. д.
В подобных письмах принято использовать выражения:
Мы получили ваши письма.
Сообщаем вам, что получили ваше письмо от.
Подтверждаем получение
С благодарностью подтверждаем получение вашего заказа и приступаем к выполнению.
При подтверждении согласия с датой переговоров, ценой, условиями поставки и т. п. при удостоверении какого-либо факта, в письмах традиционно употребляются формулировки:
Подтверждаем.
Посылаем вам подтверждение.
С удовлетворением подтверждаем.
Предприятие (название) рассмотрело письмо директора предприятия. от. и сообщает.
При получении какой-либо важной информации, документов, товаров организация может подтвердить факт получения с помощью написания письма-подтверждения. Образец такого письмо можно скачать в данном статье, в конце.
Письмо-подтверждение играет определенную, немаловажную роль в настройке доверительных отношений между партнерами. Подтвердив получение каких-либо ценностей, документов, информации, организация тем самым проявит уважением и внимание к отправителю. Подобные незначительные, на первый взгляд, знаки внимания положительно сказываются на имидже компании и увеличивает лояльность к ней со стороны партнеров.
Поэтому не стоит пренебрегать написание подобного рода писем, тем более, что займет это сущие минуты.
Как написать письмо-подтверждение?
Общая структура написания письма-подтверждения соответствуют представленной в этой статье. Подобным образом, например, оформляются также письмо-запрос. письмо-напоминание и прочие деловые письма.
Для оформления берется бланк формата А4, хорошо, если это будет фирменный бланк организации. Это избавит от необходимости указывать отдельно реквизиты организации. Если же используется обычный лист, то, как правило, в левом верхнем углу пишутся реквизиты организации: наименование, адрес, телефон.
В правом верхнем углу пишется, кому название организации адресата, ФИО лица, представляющего эту компанию.
Вверху указывается имя, отчество лица, к которому обращен текст с подтверждением.
Кроме того, ставится дата оформления и пишется заголовок.
В тексте письма высказывается подтверждение получения ценностей, документов, информации и пр. Например, «Мы получили от Вас предложение сотрудничества и подтверждаем..».
Кроме того, в бланке письма-подтверждения очень часто в конце добавляются слова с надеждой на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Скачать образец письма-подтверждения получения товара – ссылка .
Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение – это деловое письмо, которое пишется при необходимости подтвердить факт совершения какого-либо события, например, получение денежных средств, получение товара и пр. В данной статье вы можете бесплатно скачать образец написания письма-подтверждения получения товара и подтверждение сотрудничества. Ссылки для скачивания представлены в конце статьи.
Данный вид делового письма пишется далеко не каждой организацией, тем не менее, оно является достаточно важным, так как помогает проявить уважение ко второй стороне.
Например, организация получает товар от поставщика. Получатель товара может написать и направить поставщику письмо с подтверждением факта получения товарных ценностей и словами благодарности за своевременную и качественно выполненную поставку. В этом случае письмо-подтверждение повысит лояльность к покупателю со сторону поставщика, поднимет имидж компании покупателя в глазах поставщика.
Также письмо может быть написано для подтверждения получения любой важной информации, документов, ценностей, предложения сотрудничества (оферты ).
Таким образом, написанием письма-подтверждения пренебрегать не стоит, остается только определиться, как его правильно оформить?
Как написать письмо-подтверждение?
Любое информационное письмо имеет определенную структуру:
Вверху – дата, номер, заголовок, обращение
По центру – текст, основная его часть
Внизу – подпись с расшифровкой и печать при необходимости.
В случае написания письма с подтверждением необходимо придерживаться такой же структуры.
Основное внимание нужно уделить тексту документа, так как именно его будет читать адресат.
В тексте излагается причина написания – подтверждение получения ценностей, документации, информации и т.д слова благодарности и слова надежды на дальнейшее сотрудничество.
В качестве шаблона можно воспользоваться образцами, представленными ниже, просто скачайте их по соответствующим ссылкам бесплатно в формате word.
Образец письма-подтверждения получения товара – скачать.
Письмо-подтверждение - это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.
Написание данного вида делового письма сопровождается следующими шаблонными фразами:
Письмо-подтверждение печатается на фирменном бланке организации.
Письмо-подтверждение
Разновидностью служебного письма является письмо-подтверждение, где адресат удостоверяет о получении сведений, различных документов и иных материалов (называют их), достигнутых договоренностей и прочее. В последнем случае необходимо в тексте коротко изложить суть.
Направление таких писем – обязательная часть деловых отношений, позволяющая снимать вопрос с контроля. Ключевые фразы: «Подтверждаем получение/намерение…» и т.д.
Письма-подтверждения печатаются на фирменных бланках предприятия, заканчиваются предложением, пожеланием или просьбой. Применяют в качестве знака внимания к получателю.
